Der digitale rote Faden
–
unabhängige Systemberatung für die passende Hotelsoftware

100%

Systemunabhäng-igkeit

25

Years of Hotel DNA

0 %

Fachchinesisch

Die passende Hotelsoftware für kleine Hotels zu finden, ist oft genauso anspruchsvoll wie die Digitalisierung eines großen Hotelbetriebs.
Zwischen Property Management System (PMS), Buchungsmaschine, Hotel-Kassensystem und Gutscheinshop versprechen unzählige Anbieter die perfekte Lösung.
Wir helfen dir dabei, genau die Systeme auszuwählen, die zu deinem Hotel passen – unabhängig, verständlich und mit Blick auf mehr Direktbuchungen.

Zwei Personen arbeiten an einem vollgestellten Schreibtisch im Büro; Laptops, Monitore stehen in der Nähe.

Gefangen im Software-Chaos?

Neue Buchungsmaschine, neues PMS, vielleicht noch ein Hotel-Kassensystem – und trotzdem läuft nichts wirklich zusammen? Viele Hotels kämpfen mit Insellösungen, doppelter Datenpflege und unnötig komplizierten Abläufen. Statt den Alltag zu erleichtern, kostet die Software Zeit und Geld. Genau hier setzen wir an: Wir schaffen Struktur in deiner digitalen Systemlandschaft und beraten dich unabhängig von Herstellern.

Systemberatung/Software-Beratung

Die passende Hotelsoftware für kleine Hotels und große Ketten finden

Als reine Digitalagentur für die Hotellerie sind wir an keine Hotelsoftware-Anbieter gebunden. Wir starten nicht mit einer Software, sondern mit deinem Hotel. Gemeinsam analysieren wir deine Prozesse, Ziele und Anforderungen. Erst danach empfehlen wir die Hotelsoftware, die wirklich zu deinem Betrieb passt – unabhängig von Herstellern oder Provisionen. Ob Buchungsmaschine (z.B. DIRS21 oder HNS), PMS oder ein Warenwirtschaftssystem – wir finden Lösungen, die miteinander funktionieren und deinen Alltag einfacher machen.

Buch­ungs­ma­schi­ne

Mehr Direktbuchungen beginnen mit der richtigen Buchungsmaschine. Wir helfen dir bei der Auswahl einer Lösung, die Gäste überzeugt und sich nahtlos in deine Website integriert.

PMS

Das PMS bildet das Herzstück deiner Hotelsoftwarelandschaft. Gemeinsam finden wir das System, das zu deinen Prozessen und deiner Betriebsgröße passt.

Gift Card Store

Ein professioneller Gutscheinshop bringt dir Umsatz ohne Zimmerbelegung, und wir zeigen dir, welche Lösung sich am schnellsten rechnet.

News­letter­system

Regelmäßige Gästekommunikation bringt Wiederbuchungen: Wir empfehlen das Newslettersystem, das zu deiner Zielgruppe und deinem Zeitbudget passt.

Tischreservierungs-Tools

Ob Hotelrestaurant oder Fine Dining: Wir beraten dich zu Reservierungstools, die Auslastung optimieren und No-Shows reduzieren.

Gästebewertun­gen

Bewertungen entscheiden über Buchungen: Wir helfen dir, das richtige Tool zu wählen, um Feedback aktiv zu steuern und sichtbar zu machen.

Vom System-Dschungel zum perfekten Workflow

So läuft deine Systemberatung bei XPORT ab

Kein Stress, keine Dateninseln und garantiert kein Fachchinesisch: Mit einem klaren Fahrplan bringen wir Ordnung in deine Systemlandschaft, verknüpfen die passenden Lösungen und begleiten dich Schritt für Schritt bis zum optimalen Setup.

Zwei Personen arbeiten an ihren Laptops auf einem gelben Sofa in einer hellen Bürolounge.
Step 1

Kennenlernen & verstehen:

Bevor wir über Systeme sprechen, wollen wir dein Hotel verstehen: deine Zielgruppen, Abläufe, Besonderheiten und die bestehende Systemlandschaft. So schaffen wir die Grundlage für eine Lösung, die wirklich zu deinem Haus und deinem Team passt.

Step 2

Die passende Systemlandschaft erstellen:

Gemeinsam definieren wir, welche Systeme du wirklich brauchst, welche Aufgaben sie übernehmen sollen und wie sie sinnvoll zusammenspielen. Bestehende Lösungen beziehen wir dabei selbstverständlich mit ein.

Step 3

Anforderungen definieren:

Für jedes benötigte System erstellen wir gemeinsam einen strukturierten Anforderungskatalog (RFP). Von Reservierungsprozessen über Buchhaltung bis zu Schnittstellen halten wir fest, was die neue Lösung im Hotelalltag leisten muss.

Step 4

Anbieter sondieren:

Auf Basis deiner Anforderungen prüfen wir den Markt und identifizieren passende Systemanbieter. Dabei beraten wir unabhängig und anbieterneutral – entscheidend ist, welche Lösung am besten zu deinem Hotel passt.

Step 5

Systeme vergleichen:

Die ausgewählten Anbieter präsentieren ihre Lösungen. Wir begleiten dich bei den Terminen, stellen die richtigen Fragen und helfen dir, Funktionalität, Bedienbarkeit, Schnittstellen und Leistungsumfang fundiert miteinander zu vergleichen.

Step 6

Entscheidung & Vertragsverhandlung:

Ist der Favorit gefunden, unterstützen wir dich auf Wunsch auch bei den Vertragsverhandlungen. Wir prüfen Leistungen, Konditionen und wichtige Rahmenbedingungen, damit du weißt, wofür du dich entscheidest.

Step 7

Einrichtung & Anbindung:

Jetzt wird aus der Planung ein funktionierendes System: Die neue Lösung wird eingerichtet und mit den relevanten Systemen verbunden. Wir begleiten die Implementierung und achten darauf, dass Prozesse und Schnittstellen wie geplant zusammenspielen.

Tools & Systeme

Wir beraten dich anbieterunabhängig

Wir kennen zahlreiche Lösungen am Markt und helfen dir, die Systeme zu finden, die zu deinen Anforderungen und bestehenden Abläufen passen.

PMS / Hotelsoftware:

  • MEWS
  • apaleo
  • ibelsa
  • Protel

Buchungsmaschine / CRS / Channel Management / Distribution:

  • OnePageBooking (HNS)
  • DIRS21
  • Simple Booking
  • kognitiv (CRS)
  • Synxis
  • Next Gen Opti
  • Viato
  • GauVendi
  • META I/O (Metasearch/Performance-Distribution)

E-Mail-Marketing:

  • CleverReach
  • Campaign Monitor
  • MailChimp

Gutscheine & Ticketing:

  • incert
  • firstvoucher
  • VoucherBooking (HNS)
  • e-guma
  • Regiondo

CRM / CDP / Loyalty & Gästekommunikation:

  • OnePageBooking (HNS)
  • DIRS21
  • SimpDailypoint
  • Revinate
  • Bookboost
  • kognitiv (Loyalty)
  • META I/O (Marketing-Automation-Seite)le Booking
  • kognitiv (CRS)
  • Synxis
  • Next Gen Opti
  • Viato
  • GauVendi
  • META I/O (Metasearch/Performance-Distribution)

MICE / Tagungen

  • Duetto (MICERATE)
  • Meeting package

Restaurant / Tischreservierung:

  • Teburio
  • OpenTable
  • thefork
  • Quandoo
  • Formitable

Marketing / Website / Tracking:

  • Juicer.io
  • Matelso Calltracking
  • The Hotels Network

HR / Recruiting:

  • hotelcareer
  • Connectoor
apaleo
bookboost
Campaign Monitor
CleverReach
dailypoint
Duetto

Our Prices

System consulting

Keine versteckten Kosten, keine Überraschungsrechnungen.

ab 2.490 €

  • Kick-Off-Gespräch
  • Workshop Digitale System-Landschaft
  • Entwurf deiner neuen digitalen Systemumgebung
  • Auswahl möglicher Anbieter
  • Einleitung des Erstkontakts
  • Erstellung von Anforderungsbögen für bis zu 3 Systemtypen
  • Abstimmung mit potenziellen Anbietern (Erstkontakt bis Präsentationstermin)
  • Vertragsverhandlung mit Anbietern

Subsidized consulting services for your hotel

Secure up to 80% in funding

up to 2,800 €

Grant for Your Professional Development – with XPORT as a BAFA-listed consulting firm

Zwei Personen arbeiten in einem modernen Büro mit einem beleuchteten X Sport-Schild an einem Laptop.

Subsidized consulting for your hotel

Secure up to 80% in funding

maximal 2.800  €

Als gelistetes Beratungsunternehmen können wir prüfen, ob du für unsere strategische Beratung 50 % oder 80 % (1.750 € oder 2.800 €, je nach Standort) der Kosten durch BAFA-Fördermittel erstattet bekommst.


Secure funding by the end of the year.

Lass uns deinen Tech-Stack aufräumen.

Du weißt nicht, welches System das richtige für den nächsten Schritt ist oder ärgerst dich über deinen aktuellen All-in-One-Anbieter? Lass uns das in einer kurzen, kostenlosen 15-Minuten-Erstberatung besprechen. Es ruft kein anonymer Vertriebler an, sondern ein echter Berater aus unserem #TeamXPORT. Wir hören dir zu und geben dir sofort eine ehrliche Ersteinschätzung.

Our consulting experts look forward to speaking with you.

Marilena Niemeyer
Assistant Team Leader, Online Marketing
Key hotel positions: Empire Riverside, Hotel Hafen Hamburg, RIMC.
Laura Paelicke
Project Management in Online Marketing
Expert in systems consulting, with experience gained at Toskanaworld.

References

Systeme, die in der Praxis laufen

Ob der nahtlose digitale Guest-Check-In für die Superbude, smarte E-Commerce-Lösungen für das Berghotel Randolins oder conversionstarke Tagungskonfiguratoren: In unseren Referenzen zeigen wir dir unterschiedlichste Hotelkonzepte, bei denen wir für reibungslose technische Abläufe und eine perfekte digitale Guest Journey gesorgt haben.

SICON Hospitality

SICON Hospitality

Smart CRM Selection for a Seamless Guest Journey: From Requirements Analysis to a Structured Comparison of Suitable Providers.
Go to the website
Villa Emma

Villa Emma

Comprehensive system architecture for automated and efficient hotel processes—from PMS and IBE to revenue management.
Go to the website

Why XPORT?

We don't do everything.
But we do hotel marketing right.

We have been supporting the hospitality industry since 2001. Why have more than 500 hotels chosen us over a generalist agency? There are good reasons for this.

25
Years of Hotel DNA
We know what matters in day-to-day hotel operations.
100 %
Hotel Specialization
Industry focus instead of a street vendor's tray.
6+
Solutions, One Team
Website, Design, Hotel Consulting, Online Marketing, and much more.
500+
Hotel guests
have already benefited from our expertise in the hotel industry.

With a generalist agency

Isolated, piecemeal solutions with no measurable success.

With XPORT

Integrated solutions with transparent tracking.

With a generalist agency

Technical jargon instead of clear answers.

With XPORT

Straight talk in the language of the hotel industry.

With a generalist agency

Limited understanding of the industry and a lack of system expertise.

With XPORT

100% hotel DNA; PMS, IBE, and interfaces are all in place.

With a generalist agency

Anonymous tickets and shifting responsibilities.

With XPORT

A trusted partner who thinks along with you and knows your home.

With a generalist agency

Geographical proximity alone, without any real hotel expertise.

With XPORT

Nationwide strength and proven best practices.

We're known for:

Your most frequently asked questions.
Our simple answers.

  • Which booking engine (IBE) or PMS system is the best?

    There is no single “best” software solution. A small boutique hotel needs a different solution than a large vacation resort. We provide100% vendor-neutral advice. We analyze your workflows and recommend exactly the systems that fit your hotel and your budget— without any lock-in effect.

  • Can you also integrate the new system directly into my website?

    Absolutely. Not only do we provide strategic advice, but as a digital marketing agency, we alsohandle the implementation ourselves. We seamlessly integrateyour new booking engine, table reservation system, or gift certificate store into your existing or new website design—for maximum reliability and the highest number of direct bookings.

  • What hotel software is best for small hotels?

    For small hotels, a cloud-based all-in-one system—which combines a PMS, channel manager, and booking engine into a single platform—is generally the most sensible choice, rather than linking multiple individual tools. What matters most here isn’t so much the maximum range of features as it is ease of implementation, intuitive operation, and a fair pricing model—typically between €8 and €15 per room per month. However, there is no single “best” system, as the right solution always depends on the number of rooms, the hotel’s structure, and its target audience. This is exactly where our system consulting comes in: from the wide range of options, we narrow it down to the two or three systems that are truly the best fit for your property.