hellolobby: Digitaler Concierge & Guest-Check-in

Vom digitalen Guest-Check-in bis zum Check-out: hellolobby begleitet deine Gäste durch den gesamten Aufenthalt, macht Services einfach digital verfügbar und nimmt deinem Team administrative Arbeit ab. So bleibt mehr Zeit für das, was einen Hotelaufenthalt wirklich persönlich macht.

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Digitaler Concierge

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Integrierbar

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Zettelwirtschaft

Mehr Freiheit für deine Gäste, mehr Zeit für dein Team. Mit hellolobby erledigen deine Gäste viele Schritte ihrer Reise einfach selbst – digital, intuitiv und über das eigene Smartphone. Dein Team wird im Alltag spürbar entlastet und kann sich stärker auf das konzentrieren, was kein digitales Tool ersetzen kann: persönliche Gastfreundschaft.

Eine Person in roter Uniform und schwarzem Hut, die den Hut mit einer weiß behandschuhten Hand zurechtrückt.

Volle Lobby, genervte Gäste und Papierberge?

Zu den klassischen Anreisezeiten kommt vieles gleichzeitig: Gäste möchten einchecken, Meldescheine müssen ausgefüllt, Ausweise geprüft und Fragen beantwortet werden. Gleichzeitig klingelt das Telefon und der nächste Gast wartet bereits.

Was eigentlich ein herzlicher Empfang sein sollte, wird schnell zum administrativen Marathon. Das kostet dein Team Zeit, verursacht Warteschlangen und lässt wenig Raum für die persönliche Betreuung deiner Gäste.

Digitaler Concierge für Hotels

hellolobby verbindet digitale Services mit persönlicher Gastfreundschaft

Mit hellolobby haben wir die digitale Guest Journey umfassend gedacht. Der digitale Concierge begleitet deine Gäste vor, während und nach ihrem Aufenthalt – vom Meldeschein und Guest-Check-in über Zusatzleistungen und Bezahlung bis zum Check-out. Alles bequem über das eigene Smartphone und ohne zusätzlichen App-Download. Für dein Team bedeutet das: weniger wiederkehrende Administration, effizientere Abläufe und mehr Zeit für den persönlichen Kontakt mit deinen Gästen.

Person hält ein Tablet in der Hand, auf dem eine Webseite mit Graustufenfotos und roten Schaltflächen angezeigt wird.
  • Digitaler Meldeschein: Rechtssicher, DSGVO-konform und in Sekundenschnelle ausgefüllt – bereits vor der Anreise zu Hause oder unterwegs.
  • Smarter Guest-Check-in: Keine unnötigen Wartezeiten an der Rezeption. Deine Gäste checken selbstständig digital ein und erhalten – je nach Schließsystem – ihren digitalen Zimmerschlüssel direkt aufs Smartphone.
  • Integrierter Upsell-Boost (Extras-Buchung): Frühstück, Parkplatz, Spa-Behandlung oder Late Check-out lassen sich mit wenigen Klicks hinzubuchen. So machst du Zusatzleistungen einfach zugänglich und steigerst deinen Umsatz pro Gast.
  • Rechnungs- & Payment-Management: Kein Abreisestress an der Rezeption. Deine Gäste können ihre Rechnung digital einsehen, bei Bedarf unkompliziert splitten und direkt online sicher bezahlen.
  • Digitaler Check-out: Für einen entspannten Abreisetag bei Gast und Hotel. Nach dem digitalen Check-out wird die Rechnung automatisch per E-Mail versendet und das Zimmer im PMS direkt als „frei“ gemeldet.

In 6 Schritten zu deinem digitalen Concierge

So kommt hellolobby in dein Hotel

Keine komplizierte Software-Einführung auf eigene Faust: Unser Team begleitet dich von der Analyse deiner bestehenden Systeme bis zum Go-Live – und bleibt auch danach an deiner Seite.

Three people are sitting on a couch in a warmly lit living room, looking at a laptop.
Step 1

Analyse & Kick-off:

Wir klären deine Anforderungen, schauen uns deine bestehenden Systeme und Schnittstellen an und erstellen einen konkreten Projektplan.

Step 2

Technisches Setup:

Wir richten hellolobby ein und verbinden die Lösung testweise mit den benötigten Hotel-Systemen und Schnittstellen (Demo-Umgebung).

Step 3

Design & Funktion:

Wir passen hellolobby an dein Corporate Design an und konfigurieren Funktionen und Abläufe passend zu deinem Hotel.

Step 4

Testen:

Gemeinsam prüfen wir alle Prozesse – vom Pre-Stay-Link bis zum Payment beim Check-out, bevor hellolobby live geht.

Step 5

Go-live:

hellolobby geht in den Live-Betrieb. Dabei begleiten wir dein Team eng und stehen bei Fragen direkt zur Verfügung.

Step 6

Weiterentwicklung:

Auch nach dem Start bleiben wir dran und entwickeln die Lösung anhand deiner Anforderungen und des Feedbacks aus dem Hotelalltag weiter.

"With our Superbude Hotels, we always strive to find the perfect blend of a personal, emotional approach and cutting-edge technology. Together with our long-standing web agency, xport, we’ve developed our kiosk software, “Superspace,” which allows our guests to easily handle all administrative processes—such as online registration, advance payment, purchasing additional services, viewing and splitting the bill, and digital check-out—natively on their own devices. The Superspace project is a milestone in the digital development of our Superbuden family and a prime example of how to harmonize technical innovation with an emotional guest experience."

Klaas Jeschke

Director of Sales & Marketing at Superbuden Hotels

Our Prices

Transparente Preise, passend zu deinem Hotel

Wenn hellolobby genau das ist, was du suchst, weißt du auch bei den Kosten von Anfang an, woran du bist: Wähle das passende Setup und anschließend das Paket, das zu deinem Haus und deinem Bedarf passt.


Wähle aus 2 Setup-Paketen:

Design-Setup (Logo, Farben, Schriftart)

einmalige Setup-Kosten:

990€ pro Domain

Schwarzer, gebogener Pfeil mit einer nach unten zeigenden Schleife auf weißem Hintergrund

Wähle dann das für dich passende hellolobby-Abo:

1,69 € /mtl. pro Zimmer

  • Meldeschein-Funktionalität: Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins am eigenen Smartphone/Rechner oder vor Ort auf Kiosk/Tablets, inkl. Speicherung des Meldescheins als PDF direkt in MEWS
  • zusätzlich frei verlinkbare Kacheln/Teaser auf der Übersichtsseite, z.B. zur Verlinkung zu Website-Bereichen wie FAQs, Umgebungstipps, Restaurantseite/Tischreservierung (falls vorhanden), o.ä.
  • Adresssuche und Autovervollständigung im Meldeschein über Google Places API (Account benötigt)
  • Standard-Domain: hellolobby ist unter der Domain app.hellolobby.io erreichbar, die standardmäßig seitens XPORT bereitgestellt wird.

Bereit für die digitale Rezeption?

Du möchtest wissen, ob hellolobby zu deinem Hotel und deinen bestehenden Systemen passt? In einer kostenlosen 15-Minuten-Erstberatung schauen wir gemeinsam auf deine Abläufe und zeigen dir, wie hellolobby deine Guest Journey digital unterstützen kann.

Dein Hotel hat besondere Anforderungen? Bei Bedarf entwickeln wir individuelle Schnittstellen und Lösungen, die zu deinen Abläufen und deiner bestehenden Systemlandschaft passen.

Our consulting experts look forward to speaking with you.

Marilena Niemeyer
Assistant Team Leader, Online Marketing
Key hotel positions: Empire Riverside, Hotel Hafen Hamburg, RIMC.
Laura Paelicke
Project Management in Online Marketing
Expert in systems consulting, with experience gained at Toskanaworld.

References

Digitaler Check-in, der sich im Hotelalltag bewährt

Wie funktioniert hellolobby im echten Hotelbetrieb? Unsere Referenzen zeigen, wie wir digitale Abläufe und Schnittstellen passend zu unterschiedlichen Häusern und Systemlandschaften umgesetzt haben.

Superbude Hamburg & Vienna

Superbude Hamburg & Vienna

Digital reception redefined: Superspace guides guests through every step—from self-check-in and upselling to billing and check-out—in an intuitive way and in true Superbude style.
Penckhotel Dresden

Penckhotel Dresden

XPORT's digital registration form solution streamlines the check-in process at the Art & Design Hotel in Dresden.
Go to the website

Why XPORT?

We don't do everything.
But we do hotel marketing right.

We have been supporting the hospitality industry since 2001. Why have more than 500 hotels chosen us over a generalist agency? There are good reasons for this.

25
Years of Hotel DNA
We know what matters in day-to-day hotel operations.
100 %
Hotel Specialization
Industry focus instead of a street vendor's tray.
6+
Solutions, One Team
Website, Design, Hotel Consulting, Online Marketing, and much more.
500+
Hotel guests
have already benefited from our expertise in the hotel industry.

With a generalist agency

Isolated, piecemeal solutions with no measurable success.

With XPORT

Integrated solutions with transparent tracking.

With a generalist agency

Technical jargon instead of clear answers.

With XPORT

Straight talk in the language of the hotel industry.

With a generalist agency

Limited understanding of the industry and a lack of system expertise.

With XPORT

100% hotel DNA; PMS, IBE, and interfaces are all in place.

With a generalist agency

Anonymous tickets and shifting responsibilities.

With XPORT

A trusted partner who thinks along with you and knows your home.

With a generalist agency

Geographical proximity alone, without any real hotel expertise.

With XPORT

Nationwide strength and proven best practices.

We're known for:

Häufige Fragen zum digitalen Guest-Check-in mit hellolobby

  • Lässt sich hellolobby mit meinem PMS verknüpfen?

    Standardmäßig ist hellolobby direkt für das PMS Mews entwickelt und sofort einsatzbereit. Nutzt dein Haus ein anderes Hotelprogramm? Kein Problem! Da wir eine Full-Service-Entwicklungsagentur sind, können wir im Rahmen einer individuellen Lösung auch Schnittstellen zu anderen Anbietern für dich programmieren. Lass uns einfach im Erstgespräch über deine bestehende Systemlandschaft sprechen.

  • Ist der digitale Meldeschein wirklich rechtssicher?

    Ja, zu 100 %. Unsere Lösung erfüllt alle strengen Vorgaben der DSGVO sowie die Meldegesetze in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Daten werden sicher verschlüsselt direkt in dein PMS übertragen.

  • Müssen meine Gäste dafür extra eine App herunterladen?

    Nein. hellolobby funktioniert webbasiert und barrierfrei direkt im mobilen Browser. Deine Gäste öffnen einfach den bereitgestellten Link auf ihrem Smartphone und können die vorgesehenen Funktionen ohne zusätzlichen App-Download nutzen.

  • Wie funktioniert die Schlüsselübergabe beim digitalen Check-in?

    Das hängt vom eingesetzten Schließsystem und dessen Schnittstellen ab. Je nach technischer Ausstattung kann beispielsweise ein digitaler Schlüssel auf dem Smartphone bereitgestellt oder nach dem Online-Check-in eine Schlüsselkarte vor Ort ausgegeben beziehungsweise erstellt werden.

  • Geht durch die Digitalisierung nicht der persönliche Kontakt verloren?

    Im Gegenteil! Weil dein Team an der Rezeption keine Meldescheine mehr abtippen oder Rechnungen händisch umschreiben muss, hat es endlich wieder den Kopf frei für das, was wirklich zählt: ein ehrliches Lächeln, gute Tipps und echte Gastfreundschaft.

  • Was kann hellolobby außer dem digitalen Guest Check-in?

    hellolobby ist ein umfassender digitaler Concierge für die gesamte Guest Journey. Neben Meldeschein und Guest Check-in können Gäste unter anderem Zusatzleistungen buchen, Rechnungen einsehen und bezahlen sowie digital auschecken. Welche Funktionen und Integrationen in deinem Hotel eingesetzt werden, stimmen wir passend zu deinen Abläufen und Systemen ab.