Digitaler Meldeschein, mobile Check-in, Upselling für MEWS PMS

Die Herausforderung

Mit der Eröffnung der Superbude Wien wurde eine digitale Lösung gesucht, mit der die Gäste-Prozesse vor Ort abgebildet werden können. Das Ziel: Schlangen beim Check-in und Check-out zu vermeiden. Schnell war klar, dass für die gewünschten Features keine Standardlösung passte: Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins, Upselling, Bezahlung der Rechnung, Check-in samt Schlüsselkarten-Erstellung und einiges mehr – als Kiosk-Lösung und auf dem eigenen Device der Gäste. Die Superbude nutzt das PMS MEWS, das dank seiner Open API-Philosophie perfekte Voraussetzungen zur Integration einer individuellen Guest-Check-in-Lösung mitbringt.

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Ziel: eine digitale Guest Journey

Superbude Hotel St Georg Fritz Bude Zimmer 18

Superbude Hotel St Georg Funfbettbude Zimmer 4

Die Lösung von XPORT

Im Rahmen eines agilen Projekts haben wir gemeinsam mit der Superbude den "Superspace" gebaut – eine Individualentwicklung im Look & Feel der Superbude. Gäste können hier per Deeplink aus der Pre-Stay-Mail, vor Ort übers Smartphone per QR-Code oder direkt am iPad-basierten Kiosk alle Dinge rund um ihre Buchung erledigen:

digitaler Meldeschein: ausfüllen und gleich am Bildschirm unterschreiben
Firmenadresse für die Rechnung hinterlegen
Upselling: Buchung upgraden und Extras dazubuchen
Rechnung bearbeiten und online oder vor Ort bezahlen und anschließend als PDF per E-Mail verschicken
Check-in: Schlüsselkarten vor Ort selbst erstellen

Der Kern unserer Lösung basiert auf dem Open Source CMS-Framework ProcessWire. Die hotelspezifischen Inhalte (Texte, Bilder) können von den Mitarbeiter:innen vor Ort individuell angepasst werden. Auch Prozesse können je Standort individualisiert werden (z.B. gibt es den Kiosk-Modus nur in einzelnen Hotels).

Alle Daten zur Buchung: Hier müssen Gäste nicht lange suchen – alle Daten der Buchung inkl. Zimmernummer

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Digitaler Meldeschein: Gäste können ihren Meldeschein schon vor der Anreise ausfüllen – ohne Eile, ohne Papier, ohne fremde Stifte. Fertig ausgefüllt? Dann kann er gleich auf dem Bildschirm oder dem Touch-Display unterschrieben werden.

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Upselling vor dem Check-in: Darf’s ein bisschen mehr sein? Größeres Zimmer oder einfach ein 6er-Pack Astra auf die Bude? Kein Problem: Die Upsell-Lösung UpsellGuru ist nahtlos im Superspace eingebunden und nimmt Extrawünsche gern entgegen.

Upselling fürs Hotel gesucht? UpsellGuru hilft weiter.

Die Rechnung, bitte: Schlange stehen an der Rezeption, nur für die Rechnung? Das gibt’s bei der Superbude nicht mehr. Im Superspace können Gäste ihre Rechnung einsehen, aufsplitten, Rechnungsposten selber verschieben und natürlich bezahlen: online via Concardis (Kreditkarte & PayPal), vor Ort am Kiosk via physischer Karte oder natürlich Apple Pay/Google Pay an einem Kartenterminal. Nach Bezahlung kann die Rechnung heruntergeladen oder per E-Mail weitergeleitet werden. Praktisch, oder?

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Ready for Check-in: Meldeschein ausgefüllt? Check. Rechnung bezahlt? Check. Zimmer bereit? Check. Erst dann öffnet sich die entsprechende Kachel. Gäste können hierüber ihre Schlüsselkarten im Hotel selbst erzeugen. Vom eigenen Smartphone oder am Kiosk wird der Schlüssselkarten-Encoder im Hotel angesprochen. Karte drauf und los!

Check-in digitalisieren? Wir helfen weiter.

Nach dem Check-in ist vor den Fragen: Auch hierfür ist der Superspace vorbereitet: die FAQ und auch die Culture Zone mit aktuellen Events und Locations rund um die Buden sind nur einen Klick entfernt.

Digitale Inhouse-Gästeinfo statt Oldschool-Gästemappe? Wir sollten reden.

Unterschiedliche Szenarien

Für die unterschiedlichen Szenarien haben wir unterschiedliche Modi umgesetzt:

Own-Device-Modus: per Deeplink aus der Pre-Stay-Mail oder Reservierungsbestätigung können die Gäste schon vor der Anreise oder unterwegs auf Desktop oder Smartphone ihren Meldeschein ausfüllen, Extras buchen oder ihre Rechnung online über Kreditkarte oder PayPal bezahlen. Wenn sie vor Ort sind, können sie ihre Schlüsselkarten an einem der bereitgestellten Encoder selbst generieren.

Kiosk-Modus: in einigen Superbuden können Gäste vor Ort den Superspace an fest installierten iPads nutzen. Über eine Suchfunktion lässt sich hier die eigene Buchung öffnen. Für die Zahlung ist im Kiosk-Modus ein Vor-Ort-Kartenterminal eingebunden.

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MEWS API und andere Dienste

Unsere Lösung interagiert mit mehreren externen Diensten auf API-Ebene:

MEWS API
Concardis E-Payment
UpsellGuru
centerdevice.de

Der Superspace ist voll integriert mit der API des MEWS PMS und gleicht alle Prozesse in Echtzeit mit MEWS ab (Two-Way-Anbindung). XPORT ist zertifizierter MEWS-Partner.

In weiteren Releases werden zusätzliche Touchpoints der Guest Journey (z.B. In-Stay-Prozesse) als digitale Lösung implementiert.

Mobile first im Superspace

Bei der Entwicklung des Superspace haben wir die Priorität auf die mobilen Endgeräte gelegt. Auch wenn der Superspace über den Pre-Stay-Deeplink auch über den Desktop genutzt werden kann, muss er vor allem für Gäste gut funktionieren, die ihren Meldeschein während der Anreise und ihre Zimmerkarte vor Ort erstellen lassen wollen.

Neben einem mobiloptimierten Frontend haben wir auch einige gerätespezifische Funktionen, die man sonst eher aus nativen Apps kennt, direkt in der Browseranwendung integriert:

Zum Scannen des QR-Codes während des Check-in-Prozesses haben wir eine plattformübergreifend nutzbare Lösung implementiert, die im Browser auf die Hardware-Kamera zugreift und aus dem Kamerabild einen QR-Code extrahiert – clientseitig.

Auch nicht ganz ohne, aber letztendlich geglückt: Auf Touch-Geräten (Smartphones Kiosk-Anwendung) lässt sich der Meldeschein direkt im Browser mit dem Finger unterschreiben.