hellolobby: Digitaler Concierge & Guest-Check-in

Vom digitalen Guest-Check-in bis zum Check-out: hellolobby begleitet deine Gäste durch den gesamten Aufenthalt, macht Services einfach digital verfügbar und nimmt deinem Team administrative Arbeit ab. So bleibt mehr Zeit für das, was einen Hotelaufenthalt wirklich persönlich macht.

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Digitaler Concierge

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Integrierbar

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Zettelwirtschaft

Mehr Freiheit für deine Gäste, mehr Zeit für dein Team. Mit hellolobby erledigen deine Gäste viele Schritte ihrer Reise einfach selbst – digital, intuitiv und über das eigene Smartphone. Dein Team wird im Alltag spürbar entlastet und kann sich stärker auf das konzentrieren, was kein digitales Tool ersetzen kann: persönliche Gastfreundschaft.

Eine Person in roter Uniform und schwarzem Hut, die den Hut mit einer weiß behandschuhten Hand zurechtrückt.

Volle Lobby, genervte Gäste und Papierberge?

Zu den klassischen Anreisezeiten kommt vieles gleichzeitig: Gäste möchten einchecken, Meldescheine müssen ausgefüllt, Ausweise geprüft und Fragen beantwortet werden. Gleichzeitig klingelt das Telefon und der nächste Gast wartet bereits.

Was eigentlich ein herzlicher Empfang sein sollte, wird schnell zum administrativen Marathon. Das kostet dein Team Zeit, verursacht Warteschlangen und lässt wenig Raum für die persönliche Betreuung deiner Gäste.

Digitaler Concierge für Hotels

hellolobby verbindet digitale Services mit persönlicher Gastfreundschaft

Mit hellolobby haben wir die digitale Guest Journey umfassend gedacht. Der digitale Concierge begleitet deine Gäste vor, während und nach ihrem Aufenthalt – vom Meldeschein und Guest-Check-in über Zusatzleistungen und Bezahlung bis zum Check-out. Alles bequem über das eigene Smartphone und ohne zusätzlichen App-Download. Für dein Team bedeutet das: weniger wiederkehrende Administration, effizientere Abläufe und mehr Zeit für den persönlichen Kontakt mit deinen Gästen.

Person hält ein Tablet in der Hand, auf dem eine Webseite mit Graustufenfotos und roten Schaltflächen angezeigt wird.
  • Digitaler Meldeschein: Rechtssicher, DSGVO-konform und in Sekundenschnelle ausgefüllt – bereits vor der Anreise zu Hause oder unterwegs.
  • Smarter Guest-Check-in: Keine unnötigen Wartezeiten an der Rezeption. Deine Gäste checken selbstständig digital ein und erhalten – je nach Schließsystem – ihren digitalen Zimmerschlüssel direkt aufs Smartphone.
  • Integrierter Upsell-Boost (Extras-Buchung): Frühstück, Parkplatz, Spa-Behandlung oder Late Check-out lassen sich mit wenigen Klicks hinzubuchen. So machst du Zusatzleistungen einfach zugänglich und steigerst deinen Umsatz pro Gast.
  • Rechnungs- & Payment-Management: Kein Abreisestress an der Rezeption. Deine Gäste können ihre Rechnung digital einsehen, bei Bedarf unkompliziert splitten und direkt online sicher bezahlen.
  • Digitaler Check-out: Für einen entspannten Abreisetag bei Gast und Hotel. Nach dem digitalen Check-out wird die Rechnung automatisch per E-Mail versendet und das Zimmer im PMS direkt als „frei“ gemeldet.

In 6 Schritten zu deinem digitalen Concierge

So kommt hellolobby in dein Hotel

Keine komplizierte Software-Einführung auf eigene Faust: Unser Team begleitet dich von der Analyse deiner bestehenden Systeme bis zum Go-Live – und bleibt auch danach an deiner Seite.

Drei Personen sitzen auf einer Couch und schauen in einem warm beleuchteten Wohnzimmer auf einen Laptop.
Schritt 1

Analyse & Kick-off:

Wir klären deine Anforderungen, schauen uns deine bestehenden Systeme und Schnittstellen an und erstellen einen konkreten Projektplan.

Schritt 2

Technisches Setup:

Wir richten hellolobby ein und verbinden die Lösung testweise mit den benötigten Hotel-Systemen und Schnittstellen (Demo-Umgebung).

Schritt 3

Design & Funktion:

Wir passen hellolobby an dein Corporate Design an und konfigurieren Funktionen und Abläufe passend zu deinem Hotel.

Schritt 4

Testen:

Gemeinsam prüfen wir alle Prozesse – vom Pre-Stay-Link bis zum Payment beim Check-out, bevor hellolobby live geht.

Schritt 5

Go-live:

hellolobby geht in den Live-Betrieb. Dabei begleiten wir dein Team eng und stehen bei Fragen direkt zur Verfügung.

Schritt 6

Weiterentwicklung:

Auch nach dem Start bleiben wir dran und entwickeln die Lösung anhand deiner Anforderungen und des Feedbacks aus dem Hotelalltag weiter.

"Mit unseren Superbude Hotels versuchen wir immer die perfekte Mischung aus persönlicher, emotionaler Ansprache und moderner Technik am Puls der Zeit zu finden. Mit unserer langjährigen Webagentur xport haben wir unsere Kiosksoftware „Superspace“ gemeinsam entwickelt, die es unseren Gästen ermöglicht, alle administrativen Prozesse wie den Online-Meldeschein, die Bezahlung vorab, den Verkauf von Zusatzleistungen, das Einsehen und Splitten der Rechnung sowie den digitalen Check Out einfach und nativ mit dem eigenen Device zu erledigen. Das Projekt Superspace ist ein Meilenstein in der digitalen Entwicklung unser Superbuden-Familie und ein Paradebeispiel wie man technische Entwicklung und emotionale Gastansprache in Einklang bringen kann."

Klaas Jeschke

Director of Sales & Marketing der Superbuden Hotels

Unsere Preise

Transparente Preise, passend zu deinem Hotel

Wenn hellolobby genau das ist, was du suchst, weißt du auch bei den Kosten von Anfang an, woran du bist: Wähle das passende Setup und anschließend das Paket, das zu deinem Haus und deinem Bedarf passt.


Wähle aus 2 Setup-Paketen:

Design-Setup (Logo, Farben, Schriftart)

einmalige Setup-Kosten:

990€ pro Domain

Schwarzer, gebogener Pfeil mit einer nach unten zeigenden Schleife auf weißem Hintergrund

Wähle dann das für dich passende hellolobby-Abo:

1,69 € /mtl. pro Zimmer

  • Meldeschein-Funktionalität: Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins am eigenen Smartphone/Rechner oder vor Ort auf Kiosk/Tablets, inkl. Speicherung des Meldescheins als PDF direkt in MEWS
  • zusätzlich frei verlinkbare Kacheln/Teaser auf der Übersichtsseite, z.B. zur Verlinkung zu Website-Bereichen wie FAQs, Umgebungstipps, Restaurantseite/Tischreservierung (falls vorhanden), o.ä.
  • Adresssuche und Autovervollständigung im Meldeschein über Google Places API (Account benötigt)
  • Standard-Domain: hellolobby ist unter der Domain app.hellolobby.io erreichbar, die standardmäßig seitens XPORT bereitgestellt wird.

Bereit für die digitale Rezeption?

Du möchtest wissen, ob hellolobby zu deinem Hotel und deinen bestehenden Systemen passt? In einer kostenlosen 15-Minuten-Erstberatung schauen wir gemeinsam auf deine Abläufe und zeigen dir, wie hellolobby deine Guest Journey digital unterstützen kann.

Dein Hotel hat besondere Anforderungen? Bei Bedarf entwickeln wir individuelle Schnittstellen und Lösungen, die zu deinen Abläufen und deiner bestehenden Systemlandschaft passen.

Unsere Beratungs-Experten freuen sich darauf, mit dir zu sprechen.

Marilena Niemeyer
Stellv. Teamleitung Online-Marketing
Prägende Hotel-Stationen: Empire Riverside, Hotel Hafen Hamburg, RIMC.
Laura Paelicke
Projektmanagement Online-Marketing
Expertin für Systemberatung, Erfahrungen gesammelt bei Toskanaworld.

Referenzen

Digitaler Check-in, der sich im Hotelalltag bewährt

Wie funktioniert hellolobby im echten Hotelbetrieb? Unsere Referenzen zeigen, wie wir digitale Abläufe und Schnittstellen passend zu unterschiedlichen Häusern und Systemlandschaften umgesetzt haben.

Superbude Hamburg & Wien

Superbude Hamburg & Wien

Digitaler Empfang neu definiert: Der Superspace begleitet Gäste von Self-Check-in und Upselling bis zu Rechnung und Check-out – intuitiv und ganz im Superbude-Stil.
Penckhotel Dresden

Penckhotel Dresden

XPORTs Lösung für den digitalen Meldeschein entspannt die Check-In-Situation im Dresdner Art & Design Hotel.
Zur Website

Warum XPORT?

Wir machen nicht alles.
Dafür Hotel-Marketing richtig.

Seit 2001 stehen wir an der Seite der Hotellerie. Warum sich über 500 Hotels für uns statt für eine Generalisten-Agentur entschieden haben? Dafür gibt es gute Gründe.

25
Jahre Hotel-DNA
Wir wissen, worauf es im Hotelalltag ankommt.
100 %
Hotel-Spezialisierung
Branchen-Fokus statt Bauchladen.
6+
Lösungen, ein Team
Website, Design, Hotelberatung, Online-Marketing u.v.m.
500+
Hotelkunden
haben bereits von unserer Hotel-Expertise profitiert.

Mit Generalisten-Agentur

Getrennte Insellösungen ohne messbaren Erfolg.

Mit XPORT

Verzahnte Lösungen mit transparentem Tracking.

Mit Generalisten-Agentur

Fachchinesisch statt verständlicher Antworten.

Mit XPORT

Klartext in der Sprache der Hotellerie.

Mit Generalisten-Agentur

Wenig Branchenverständnis und fehlendes System-Know-how.

Mit XPORT

100 % Hotel-DNA; PMS, IBE & Schnittstellen sitzen.

Mit Generalisten-Agentur

Anonyme Tickets und wechselnde Zuständigkeiten.

Mit XPORT

Fester Partner, der mitdenkt und dein Haus kennt.

Mit Generalisten-Agentur

Geografische Nähe allein ohne echte Hotel-Expertise.

Mit XPORT

Überregionale Stärke und erprobte Best Practices.

Man kennt uns aus:

Häufige Fragen zum digitalen Guest-Check-in mit hellolobby

  • Lässt sich hellolobby mit meinem PMS verknüpfen?

    Standardmäßig ist hellolobby direkt für das PMS Mews entwickelt und sofort einsatzbereit. Nutzt dein Haus ein anderes Hotelprogramm? Kein Problem! Da wir eine Full-Service-Entwicklungsagentur sind, können wir im Rahmen einer individuellen Lösung auch Schnittstellen zu anderen Anbietern für dich programmieren. Lass uns einfach im Erstgespräch über deine bestehende Systemlandschaft sprechen.

  • Ist der digitale Meldeschein wirklich rechtssicher?

    Ja, zu 100 %. Unsere Lösung erfüllt alle strengen Vorgaben der DSGVO sowie die Meldegesetze in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Daten werden sicher verschlüsselt direkt in dein PMS übertragen.

  • Müssen meine Gäste dafür extra eine App herunterladen?

    Nein. hellolobby funktioniert webbasiert und barrierfrei direkt im mobilen Browser. Deine Gäste öffnen einfach den bereitgestellten Link auf ihrem Smartphone und können die vorgesehenen Funktionen ohne zusätzlichen App-Download nutzen.

  • Wie funktioniert die Schlüsselübergabe beim digitalen Check-in?

    Das hängt vom eingesetzten Schließsystem und dessen Schnittstellen ab. Je nach technischer Ausstattung kann beispielsweise ein digitaler Schlüssel auf dem Smartphone bereitgestellt oder nach dem Online-Check-in eine Schlüsselkarte vor Ort ausgegeben beziehungsweise erstellt werden.

  • Geht durch die Digitalisierung nicht der persönliche Kontakt verloren?

    Im Gegenteil! Weil dein Team an der Rezeption keine Meldescheine mehr abtippen oder Rechnungen händisch umschreiben muss, hat es endlich wieder den Kopf frei für das, was wirklich zählt: ein ehrliches Lächeln, gute Tipps und echte Gastfreundschaft.

  • Was kann hellolobby außer dem digitalen Guest Check-in?

    hellolobby ist ein umfassender digitaler Concierge für die gesamte Guest Journey. Neben Meldeschein und Guest Check-in können Gäste unter anderem Zusatzleistungen buchen, Rechnungen einsehen und bezahlen sowie digital auschecken. Welche Funktionen und Integrationen in deinem Hotel eingesetzt werden, stimmen wir passend zu deinen Abläufen und Systemen ab.