Hotelprozesse digitalisieren – mit Lösungen nach Maß

Nicht jeder Hotelprozess passt in eine Standardsoftware. Wir entwickeln individuelle digitale Lösungen, die Abläufe vereinfachen, Zeit sparen und genau zu deinem Hotel passen.

Excel hier, Ausdruck dort: Viele Hotelprozesse kosten täglich unnötig Zeit. Wenn Standardsoftware nicht weiterhilft, entwickeln wir eine individuelle digitale Lösung.

Eine Serviceglocke auf einem Tisch; im Hintergrund ist eine verschwommene Person zu sehen, die ihr Kinn auf die Hände stützt.

Wenn der Workaround längst zum Hotelalltag gehört

Daten werden doppelt gepflegt, Informationen zwischen Systemen übertragen und die Meldescheine stapeln sich. Oft hat sich das über Jahre so entwickelt – nicht, weil der Prozess gut ist, sondern weil die vorhandenen Systeme keine bessere Lösung bieten.

Das kostet Zeit, macht Abläufe fehleranfällig und sorgt dafür, dass wertvolle Ressourcen in der Administration statt beim Gast landen. Und genau hier reicht es manchmal nicht, einfach die nächste Standardsoftware einzuführen.

Unser Lösungsansatz:

Deine Prozesse geben die Lösung vor.
Nicht umgekehrt.

Jedes Hotel arbeitet anders – und genau deshalb stoßen Standard-Tools bei individuellen Abläufen schnell an ihre Grenzen. Hier setzen wir an.

Wir schauen uns deine bestehenden Abläufe genau an und identifizieren die Stellen, an denen unnötige Arbeit oder manuelle Zwischenschritte entstehen.

Dafür entwickeln wir individuelle digitale Lösungen und Schnittstellen, die sich an deinen Prozessen orientieren. So lassen sich Hotelprozesse digitalisieren, vereinfachen und sinnvoll miteinander verknüpfen – ohne deine Abläufe in ein starres Standardsystem zu pressen.

Drei Personen sitzen auf einer Couch und schauen in einem warm beleuchteten Wohnzimmer auf einen Laptop.

hellolobby: Entwickelt für einfachere Abläufe

Deine All-in-one-Lösung für die digitale Guest Journey

Mit hellolobby haben wir eine umfassende digitale Lösung entwickelt, die Abläufe entlang der Guest Journey vereinfacht und dein Team im Hotelalltag entlastet. Von Check-in über Upselling bis zur Gästekommunikation werden wichtige Prozesse digital gebündelt und miteinander verbunden.

Hände halten ein Smartphone, auf dem ein hebräischer Anmeldebildschirm mit einem blauen Knopf zu sehen ist.

"Mit unseren Superbude Hotels versuchen wir immer die perfekte Mischung aus persönlicher, emotionaler Ansprache und moderner Technik am Puls der Zeit zu finden. Mit unserer langjährigen Webagentur xport haben wir unsere Kiosksoftware „Superspace“ gemeinsam entwickelt, die es unseren Gästen ermöglicht, alle administrativen Prozesse wie den Online-Meldeschein, die Bezahlung vorab, den Verkauf von Zusatzleistungen, das Einsehen und Splitten der Rechnung sowie den digitalen Check Out einfach und nativ mit dem eigenen Device zu erledigen. Das Projekt Superspace ist ein Meilenstein in der digitalen Entwicklung unser Superbuden-Familie und ein Paradebeispiel wie man technische Entwicklung und emotionale Gastansprache in Einklang bringen kann."

Klaas Jeschke

Director of Sales & Marketing der Superbuden Hotels

Unsere Preise

Transparente Preise für individuelle Lösungen

Eine kleine Schnittstelle ist etwas anderes als eine komplett neue Anwendung. Deshalb gibt es für individuelle Prozesslösungen bei uns keine Pakete von der Stange. Im ersten Schritt schauen wir uns deinen Prozess, die bestehende Systemlandschaft und das gewünschte Ergebnis an. Anschließend erhältst du ein transparentes Angebot für genau die Lösung, die wir gemeinsam definiert haben.

Vielleicht ist hellolobby aber auch schon genau das, was du suchst? Dann zeigen wir dir hier transparente Preise für das einmalige Setup und die laufende Nutzungsgebühr – wähle einfach jeweils das Paket, das zu deinem Haus und deinen Zielen passt.

Geförderte Beratung für dein Hotel

Der große Bonus für dich: 

bis zu 2.800 €

Je nach Ausgangssituation und Umfang kann eine Förderung von 50 % oder 80 % (1.750 € oder 2.800 €, je nach Bundesland) für unsere Beratungsleistung infrage kommen. Gemeinsam prüfen wir vorab, ob dein Vorhaben die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt und welche Förderung möglich ist.

Welcher Prozess kostet dich jeden Tag unötig Zeit?

Vielleicht hast du schon eine konkrete Idee. Oder vielleicht weißt du nur, dass sich etwas in deinem Arbeitsalltag ändern muss. In einer kostenlosen 15-Minuten-Erstberatung schauen wir gemeinsam darauf, wo es hakt und ob eine individuelle digitale Lösung sinnvoll sein könnte.

Marilena Niemeyer
Stellv. Teamleitung Online-Marketing
Prägende Hotel-Stationen: Empire Riverside, Hotel Hafen Hamburg, RIMC.
Laura Paelicke
Projektmanagement Online-Marketing
Expertin für Systemberatung, Erfahrungen gesammelt bei Toskanaworld.

Referenzen

Prozessoptimierung, die im Hotelalltag funktioniert

Vom individuellen Superspace für die Superbuden über den digitalen Meldeschein im Penck Hotel bis zu hellolobby: Unsere Projekte zeigen, wie unterschiedlich digitale Prozessoptimierung aussehen kann. Eines haben diese Projekte gemeinsam: Die Lösung entsteht aus einer konkreten Herausforderung im Hotelalltag – nicht aus einem vorgefertigten Schema.

Superbude Hamburg & Wien

Superbude Hamburg & Wien

Digitaler Empfang neu definiert: Der Superspace begleitet Gäste von Self-Check-in und Upselling bis zu Rechnung und Check-out – intuitiv und ganz im Superbude-Stil.
Penckhotel Dresden

Penckhotel Dresden

XPORTs Lösung für den digitalen Meldeschein entspannt die Check-In-Situation im Dresdner Art & Design Hotel.
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Warum XPORT?

Wir machen nicht alles.
Dafür Hotel-Marketing richtig.

Seit 2001 stehen wir an der Seite der Hotellerie. Warum sich über 500 Hotels für uns statt für eine Generalisten-Agentur entschieden haben? Dafür gibt es gute Gründe.

25
Jahre Hotel-DNA
Wir wissen, worauf es im Hotelalltag ankommt.
100 %
Hotel-Spezialisierung
Branchen-Fokus statt Bauchladen.
6+
Lösungen, ein Team
Website, Design, Hotelberatung, Online-Marketing u.v.m.
500+
Hotelkunden
haben bereits von unserer Hotel-Expertise profitiert.

Mit Generalisten-Agentur

Getrennte Insellösungen ohne messbaren Erfolg.

Mit XPORT

Verzahnte Lösungen mit transparentem Tracking.

Mit Generalisten-Agentur

Fachchinesisch statt verständlicher Antworten.

Mit XPORT

Klartext in der Sprache der Hotellerie.

Mit Generalisten-Agentur

Wenig Branchenverständnis und fehlendes System-Know-how.

Mit XPORT

100 % Hotel-DNA; PMS, IBE & Schnittstellen sitzen.

Mit Generalisten-Agentur

Anonyme Tickets und wechselnde Zuständigkeiten.

Mit XPORT

Fester Partner, der mitdenkt und dein Haus kennt.

Mit Generalisten-Agentur

Geografische Nähe allein ohne echte Hotel-Expertise.

Mit XPORT

Überregionale Stärke und erprobte Best Practices.

Man kennt uns aus:

Häufige Fragen zur Prozessoptimierung für Hotels

  • Ich weiß nicht, welche Lösungen mein Hotel benötigt. Was kann ich tun?

    In unserer kostenlosen Erstberatung schauen wir gemeinsam auf deine bestehenden Abläufe und Systeme. Dabei geht es nicht darum, dir möglichst viel neue Software zu verkaufen, sondern herauszufinden, wo Prozesse unnötig Zeit kosten und welche digitale Lösung tatsächlich sinnvoll sein könnte.

  • Lohnen sich Custom-Entwicklungen (Eigenprogrammierungen) für mein Hotel?

    Das hängt vom Prozess und den bestehenden Systemen ab. Wenn Standardsoftware eine Aufgabe bereits sinnvoll löst, muss nichts neu entwickelt werden. Eine individuelle Lösung kann interessant werden, wenn besondere Abläufe, fehlende Schnittstellen oder wiederkehrende manuelle Arbeit mit Standardlösungen nicht sinnvoll abgebildet werden können.

  • Geht der persönliche Kontakt verloren, wenn wir Hotelprozesse digitalisieren?

    Im Gegenteil! Wenn lästige Routineaufgaben wie das Abtippen von Meldescheinen, das Scannen von Dokumenten oder das manuelle Rechnungs-Management digital ablaufen, wird dein Team spürbar entlastet. Deine Mitarbeiter haben den Kopf frei für das, was wirklich zählt: den echten, persönlichen Austausch und herzliche Gastfreundschaft.

  • Muss ich meine bestehenden Systeme (PMS, IBE, etc.) komplett austauschen?

    Nein. Wir sind zu 100 % anbieterunabhängig und drängen dich in kein geschlossenes All-in-One-System. Unser Ziel ist es, stabile Schnittstellen (APIs) zu bauen, damit deine vorhandenen Tools (wie PMS, IBE oder Gutscheinshop) endlich reibungslos miteinander sprechen. Du behältst deine Software, wir eliminieren das manuelle Daten-Übertragen. 

  • Gibt es für die Digitalisierung von Hotelprozessen staatliche Förderungen?

    Ja, und zwar sehr attraktive! Da die strategische Konzeption unter die staatliche Unternehmensförderung fällt, können wir als offiziell gelistetes BAFA-Beratungsunternehmen den Prozess begleiten. Du kannst dir bis zu 80 % (maximal 2.800 €) der Beratungskosten vom Staat zurückholen. Wir prüfen deine Förderfähigkeit direkt im Erstgespräch und helfen dir kostenfrei bei der Beantragung.