FastBill, Billomat & Co. vs. Revolver – Alternativen zur Agentursoftware?

08. Januar 2013

Viele aus unserer Branche kennen diese »Berufskrankheit«: Als Gestalter achtet man beim Schreiben einer Rechnung neben der Höhe des Rechnungsbetrags fast genauso auf das Layout der Rechnung. Schön soll sie sein!

Was in den Anfangsjahren noch kein Problem darstellte – man nahm einfach InDesign als »Buchhaltungsprogramm« und hatte alle gestalterischen Möglichkeiten –, wurde dann schwierig, als man feststellte, dass InDesign leider nicht an fällige, aber nicht bezahlte Rechnungen erinnert. Genauso schlecht ließen sich mit InDesign Projekte verwalten, Zeiten erfassen und Statistiken erstellen.

Es war an der Zeit, sich mit einer ordentlichen Software zu beschäftigen, die neben den klassischen Buchhaltungsaufgaben auch CRM und eine Projekt- und Teamverwaltung mitbringt – eine richtige Agentursoftware eben. Der Markt ist hier nicht gerade riesig, und neben einigen FileMaker-basierten Lösungen (die uns allesamt bzgl. Usability und Screendesign nicht überzeugen konnten) gibt es noch ein paar sündhaft teure Produkte, die uns immer eine Nummer zu groß waren und vor allem definitiv zu viel Geld kosteten – und es gab Revolver. Bei Revolver blieb damals vermutlich jeder hängen, der eine bezahlbare und schöne Agentursoftware suchte – so landeten auch wir im Jahr 2006 bei Revolver.

Revolver (hieß auch mal »Mono« und »BizzCross«) war schick, produzierte auch schicke Rechnungen, hatte aber immer wieder seine Macken und war – zumindest in der Anfangszeit – nicht gerade stabil. Als wir irgendwann für die Weihnachtspost alle Kundenadressen mit Ansprechpartner exportieren wollten, Revolver aber entweder nur die Firmenadresse (ohne Ansprechpartner) oder aber den Ansprechpartner (ohne Firmenadresse) ausspuckte, nicht aber beides zusammen, meinte der Support, dies sei kein Fehler, sondern »lediglich eine Komforteinschränkung« – eine bei uns zum Klassiker gewordene Redewendung.

Die Zeiten ändern sich, unsere Agentur wurde größer, wir brauchten ein Ticketsystem für die Support-Anliegen unserer Kunden – so landeten wir bei ActiveCollab, ein webbasiertes Projektmanagementsystem inkl. Ticketsystem. Über ActiveCollab (neuere Infos gibt es hier ») laufen seitdem alle Projekte, die Zeiterfassung der Mitarbeiter und die Support-Tickets unserer Kunden. Seitdem war Revolver nur noch für die Rechnungstellung verantwortlich.

Nachdem unsere vorhandenen Revolver-Lizenzen nicht mehr mit Mac OS X 10.7 liefen, standen wir vor der Frage: Neue Lizenzen kaufen, Revolver updaten? Oder doch gleich auf eine zeitgemäße, webbasierte Cloud-Lösung umsatteln?

FastBill – unsere Alternative zu Revolver als Agentursoftware

Wir haben uns für den Cloud-Ansatz entschieden und uns die beiden deutschen Start-Ups Billomat und FastBill näher angeschaut. Letztendlich sind wir bei FastBill hängengeblieben, weil – ja, weil man hiermit schönere Rechnungen erstellen kann. Auch wenn Billomat gefühlt schon ein bisschen ausgereifter ist und mehr Add-ons bietet, so hat FastBill die schönere Benutzeroberfläche, und man kann in den Rechnungsvorlagen sein eigenes Briefpapier als PDF hinterlegen. Sehr elegant sind auch die E-Mail-Zustellung der Rechnung (wahlweise digital signiert) oder die automatisch erstellten wiederkehrenden Rechnungen – bei uns im Einsatz für die Wartungspauschalen. Das ganze gibt's für 19 Euro im Monat im Plus-Paket (Einsteigertarif: 5 Euro monatlich), und man hat eine Sorge weniger. Seit Jahresanfang läuft FastBill bei uns im Produktiveinsatz, macht Spaß, und wenn es doch irgendwo mal klemmt, hilft der Support ausgesprochen schnell, kompetent und nett.

Unser Reseller-Webhostingsystem rechnet weiterhin »direkt« mit den Kunden ab, da sehen die Rechnungen im Moment noch ein bisschen anders aus und lassen sich leider momentan auch nicht so komfortabel anpassen wie bei FastBill – vielleicht guckt sich ja DomainFactory irgendwann mal was vom FastBill-Vorlageneditor ab.

Mal schauen, wie sich FastBill im Alltag bewährt – der »Revolver« bleibt auf jeden Fall noch geladen in der Schublade, man weiß ja nie.

tags: software werbeagentur, agentursoftware, agentursoftware webbasiert

NACHTRAG

Seit Januar 2015 bietet Fastbill einen Datev-Export an, um die Arbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern sowie vereinfachte und sichere Möglichkeiten zur Übersicht der Kontenstruktur zu schaffen. Für Erlöse und Aufwendungen gibt es Erlös- und Aufwandskonten in vordefinierter Form gemäß Standardkontenrahmen SKR 03. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben, aus der Inbox bzw. aus den Dokumenten (z.B. nach Erhalt einer Gutschrift per Mail oder nach manuellem Upload einer Rechnung) lassen sich beim Zuweisen im Bearbeitungsfenster bearbeiten und kategorisieren.

blog.fastbill.com/datev-export

Von der von Fastbill bisher empfohlenen FINARX-App, die Dokumente scannt und gleich ins System schickt, ist abzuraten, da diese App seit 2013 nicht mehr weiterentwickelt wird. Weder aktuelle Betriebssysteme unterstützt, noch für das iPad erhältlich ist. Stattdessen scheint als neuer Partner die doo GmbH ins Boot zu kommen. Mit deren kostenfreien App Scanbot lassen sich die Dokumente ziemlich einfach und gut per Tablet oder Smartphone fotografieren und per Mail ins Fastbillsystem schicken. Eine gute Kamera natürlich vorausgesetzt. Wir testen gerade …

 

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